Congrès - Convention

Inscription
Afin d’optimiser la gestion des inscriptions et de l’hébergement, nous vous proposons un ensemble de solutions :

Notre atout : Gestion 100% ON LINE avec Ubiqus Event Software.

• Interface web permettant à vos participants de s’inscrire directement en ligne, et de choisir : hébergement, excursions…
• Paiement en ligne sécurisé SSL – HSBC,
• Création de site internet et d’un bulletin d’inscription papier,
• Contrôle, édition et envoi des confirmations,
• Envoi des factures, relances, enregistrement comptable,
• Production de statistiques intermédiaires, sur demande,
• Transfert des écritures sur votre système comptable.

Nous pouvons également proposer :

L’inscription des groupes,
La préparation des dossiers des inscrits : badges, attestations de présence, sacoches…
Accueil et inscription des participants sur site.

Hébergement
La partie hébergement doit être gérée par des professionnels, spécialistes de l’hôtellerie.
Titulaire d’une licence d’agent de voyage, nous vous proposons des solutions adaptées.

• Visite et sélection des hôtels,
• Réservation des stocks et négociation de tarifs préférentiels,
• Création d’une page Web Hébergement et d’un bulletin papier,
• Gestion des demandes de réservations,
• Gestion, édition et actualisation des rooming lists,
• Encaissement, suivi des règlements, des relances, et traitement des litiges,
• Envoi des confirmations de réservation, plan de centre-ville,
• Contrôle et règlement des factures d’hôtels,
• Gestion des rétrocessions.

Organisation de navettes
En qualité d’agence de voyages, partenaire de la SNCF, d’Eurostar, et des principales compagnies aériennes, nous centralisons vos déplacements.
Nous gérons vos transferts en autocar grand tourisme entre les hôtels, le palais des congrès, les gares, et lieux de dîner.

Organisation de dîners de gala :
Nous vous proposons un large éventail de lieux, traiteurs, et animations.

Organisation des programmes accompagnants
Nous vous proposons des programmes adaptés afin que vos participants et/ou accompagnants découvrent la ville et ses environs. Nous organisons vos vistes guidées.
L’ensemble des prestations peut-être géré ON-LINE.

Credit : maxime dufour phographies